Jysk klubsamarbejde

Faglig samarbejdsweekend – Referat af fællesmøde 

Sted: Vejers Strand, den 25-26.5.2024

Deltagere: 4 fra Fredericia Frimærkeklub og 4 fra Sydvest, Esbjerg

Formål: at belyse og analysere klubdrift og den filatelistiske situation samt drøfte fremtidsudsigter.

Under et weekendophold under fri og afslappede forhold ønskede vi, med ligesindede, at få drøftet hvad gør vi i klubberne rigtig og eventuel hvilke forbedringer kan der foretages.  Fredericia og Sydvest oplever for tiden en kraftig og særdeles positiv opblomstring, så fokus er Hvad gør vi rigtig og hvordan kan vi holde den positive kardance.  Her til et ønske om, at andre klubber meget gerne må lade sig inspirere og bruge de handlinger og overvejelser vi gør brug af. Intet er endegyldig rigtig og vi pointerer, at man skal skræddersy den løsning som netop passer til den klub, de medlemmer og de resursemuligheder som den findes i den lokale klub.  Men vi oplever desværre, at enkeltpersoner, eller en nok for gammel og konservativ holdning er det som bremser aktiviteten og måske tilslutningen rundt omkring i landet.  Økonomi, vi har alt for mange penge stående i klubberne, de er skabt af aktive bestyrelser og medlemmernes kontingent, så lad os bruge dem mens vi kan og det kan skabe vækst.

Her et referat af de punkter som vi nåede at drøfte, og selvfølgelig var der kæmpe meget tilkoblet snak og overvejelser som ikke kan være med her.  Læs det, lad dig (klubberne) inspirere og brug det/de ideer I kan, der er IKKE tale om et debatoplæg men et forsøg på at give andre klubber inspiration.

Drøftelser

Punkt 1: HAFNIA, 17-20.10.2024 i København. Da vi ikke ved hvad og hvornår der igen kommer større udstilling i Danmark, skal vi støtte mest mulig op.  Overvejelser om fælles arrangement i bus, fælleskørsel i tog eller evt. Flexbus. Deltager man på åbningsdagen, i weekenden (af hensyn til dem som stadig er på arbejdsmarkedet), skal den lokale klub give tilskud?

Der arbejdes på flere løsninger, men nok uden klubtilskud.

Punkt 2: Hvad gør vi rigtig? (underforstået det går supergodt)

Vi har fået adgang til betydelig større mængder materialer i form af flere kræmmere/handlende, der har meldt sig og fået frie hænder. Hver aften er der handlerboder og ligeledes er der hver aften Kviksalg med 50-70 lot. Alt starter på 10 kr./lot også de gode ting og det har vist sig, at de gode ting opnår god markedspris (ofte mange 100 kr.) for efterspørgslen er der. Per person kan der indleveres 4 stk. kviksalgslot per aften og det koster 10 kr. til klubkassen.

Vi holder næsten ingen lange foredrag, men små 10-15 min fagindlæg om specifikke ting (eks. kombinerede stempler, hvordan ser vi vandmærker, 5-6 nye varianter-hvordan ser de ud i virkeligheden etc.

Der er opstået en variantgruppe, med stort speciale i bl.a. nyere mærker, brug af computer-mikroskop og studier af macro-varianter.

Mange flere mødedage, nu hver mandag, i 2 lokaler samt sæsonens udvidet til start 19.8.24 til 16.12.24 og igen 6.1.25 til 16.6.25.  Da Kviksalg optager aftenerne fra kl. 20:00, åbner vi dørene allerede kl. 18:00 så der stadig er tid til snak og almindelig bytteri.

Hvad har det betydet? Meget større fremmøde, hver aften 30-45 personer, høj stemning og hver enkelt har meget bedre mulighed for at møde en inden for netop hans samler område. Altså forhøjet aktivitet, glad stemning og omsætning.  Vi har taget andre samler områder ind som eks. mønter og medaljer. Stort set, er man samler er man velkommen.

Omkostninger: en fordobling af husleje, ca. 100,-/aften, og så har vi gratis kaffe, småkager samt chokolade/slik, af og til en portvin el. og medlemmerne er begyndt af sig selv at komme med hjemmebag. Altså hygge-mad.  Til storauktionsaftener, 2 gange per år, serveres tillige bager-lagkage.

Alt i alt, gør bestyrelsen, medlemmerne imellem nu rigtig meget for at ”spille hinanden gode”, tager sig til  at lytte til de andre uden selv at skulle ”jeg har også..” fortælle.  Nye medlemmer bliver personlig modtaget og får 1-2 klub-hjælpere som skal sikre de kommer godt i gang i klubben. Vi konstaterer en høj trivsel der smitter af.

Hvad kunne vi ønske os:  Frimærkeskole til fagdage/emner. Mere synliggørelse i lokalområdet, bl.a. via Facebook og samtidig annonce/opslag rundt om i byen for dem, som ikke er FB/IT minded. Opstart af Mærkedage/fagdage/emnedage kun med filatelistiske drøftelser.  Deltagelse i kræmmermarked for at få fat i de samlere, som ikke ser FB og hjemmesider.

Vi vil sende et signal til omverden om, at vi ikke er ”8 gamle mænd der ryger cigar”, men en aktiv hobby. Samtidig vil vi gå mere ind i koordinering af samkørsel, for de som kommer langt væk fra. I Sydvest har vi folk fra Løgumkloster, Grindsted, Vejen og Fredericia der kommer næsten hver gang.

Punkt 3:  andre klubber.

Vi har gennemført besøg hos andre klubber, bl.a. Sydvest hos Fredericia frimærkeklub og omvendt. Alle deltagere måtte erkende, at de var særdeles interessant og gav noget ud over socialhygge. Og for klubbestyrelser en god måde til at få inspiration og assistance til selv at få en bedre drift.

Fremtid:

De mørke mænd som taler negativ om vores hobby og om DFF (hvad de gør og ikke gør eller burde) skal holdes nede og helst omvendes til en positiv indstilling.

Vi spår der vil blive færre klubber, og dermed vil der skulle dækkes større geografisk område for de øvrige. Begrundelsen skal ses bl.a. i manglende aktivitet og manglende personer til at indgå i bestyrelser.

DFF skulle måske holde øje med lokalklubber som falder kraftig i medlemsantal og aktivitet og rådgive dem til at kontakte andre lokalklubber. DFF skal ikke bruge kræfter på lokalklubbers drift. DFF må ikke blive et sted for rygklappere og pengemænd. DFF bestyrelse skal løfte overordnede ledelses opgaver ikke klubdrift, eller elementær undervisning i filateli (den ligger hos de lokale bestyrelser)..

Samlerne vil ende i flere nicheområder, fordybe sig i specialiteter. Ulempen her er, at man måske ender kun med interesse i egen specialområde.

Punkt 4: Hvad når klubben får en større mængde materiale ind?

Der findes materialer nok, så spørgsmålet er hvordan fordeler vi det.  Her opfordres til faglig samarbejde klubberne imellem, og en evt. fordeling så en enkelt klub ikke drukner i materiale, mens andre kun har begrænset adgang til materiale.  Der bør være mulighed for fund, dvs. materiale skal ikke fin kæmmes inden salg. Husk det er ny materiale og jagten som ofte driver vi samlere.

Punkt 5:  IT i klubberne. Gør hjemmeside mere spændende, brug evt. Facebook noget mere. Brug og muligheder indenfor nye teknologi som kunstig intelligens og frimærke genkendelsesprogrammer. Vi bør holde øje med udviklingen, men samtidig tænke på dem, som ikke bruger IT. Herunder Fotoshop til at løfte stempler af og foretage opmålinger (fund af nye stempler).  Blive bekendt med programmet Faststone (Windows baseret freeware). Kunne være emne til en Mærkedag.

Punkt 5: Bestyrelsen

Fredericia har 9 personer i bestyrelsen for at have flere hænder. Sydvest har 5 personer, men indkalder altid suppleanter til bestyrelsesmøder og har uddelegeret eks. kartoteksansvarlig, udstillingsansvarlig, kaffe&kage aktivitet til personer uden for bestyrelsen. Og som også ofte deltager i bestyrelsesmøder, for det drejer sig om engagement og medansvar.

Man skal være meget opmærksom på, at alle ideer betyder en arbejdsopgave. Den kan så udføres i eller uden for bestyrelsen men forslagsstiller har medansvar for implementeringen.

Punkt 6: Risiko analyse af kritiske poster.

Der skal være min. 2 personer med adgang til bankkonto.  Alle koder, eks. til hjemmeside, FB skal skrives ned og opbevares et fællessted/et kendt sted, kan være en klubmappe hos formanden.

Der haves procedureplaner/How to do f.eks. til: hvordan afvikler vi storauktioner, afvikling af generalforsamling, håndtering af kasser/regnskab/revisions aflæggelse mv.

FF og SV har begge gjort sig tanker om, hvad der vil ske, hvis der opstår et pludseligt dødsfald i bestyrelsen.

Fredericia Frimærkeklub og Frimærkeklubben Sydvest

Referent: SV Fmd. Frants Langhoff

”Er du til fest, så tag i Sydvest”